Checklist de documentos para exportar fuera de la UE

En primera instancia el proceso exportación puede ser algo tedioso si es que no tienes claros que documentos debes tener en cuenta para empezar con tus envíos. ¿Cuál es el primer documento que debo rellenar?¿Qué certificaciones son necesarias? ¿Importa si mi producto es de doble uso? Para ayudarte con ello, hemos creado una checklist con la lista de documentos que debes considerar para que inicies a exportar.

Cabe destacar que como algunos de los documentos son solamente necesarios en datos concretos, los encontrará en el archivo señalados como "si aplica", por lo que, aquí te especificamos antes cuando es que debes considerarlos y otras definiciones que te servirán tenerlas presente.

Número EORI: Identificación única para operadores económicos que importan o exportan de/para países fuera de la UE

Factura comercial (Commercial Invoice): Describe los productos, cantidades, valores, condiciones de venta, datos legales de comprador y vendedor. Fundamental para aduanas.

Lista de empaque (Packing list): Detalla contenido de cada bulto/palet, dimensiones, peso, unidades, descripción de los productos. Para verificación aduanera, control de carga y transporte.

Proforma Invoice: Solo si antes de la factura comercial se usa una proforma para cotización o como base para pedir una licencia de importación.

Declaración de exportación (DUA / SAD): Documento aduanero obligatorio para exportaciones fuera de la UE. Se presenta electrónicamente a la autoridad aduanera española. Contiene detalles del exportador, importador, mercancías, valor, origen, destino.

Registro REOCE (si aplica): Requerido cuando la empresa quiere acogerse a ciertos regímenes o exporta productos con controles específicos.

Prueba de exportación para exención de IVA : Es un documento o conjunto de documentos que sirve para demostrar que una operación de venta de bienes realmente se destinó a la exportación,

Certificado de origen: Para demostrar el país de origen de la mercancía, a veces necesario para aranceles preferenciales o requisitos del país destino.

Licencias o permisos especiales: Si los bienes están regulados: productos químicos, dual-use, tecnología sensible, bienes sanitarios o fitosanitarios, alimentos, etc. Puede requerirse licencia de exportación, certificado sanitario, certificado fitosanitario, control veterinario.

Permisos de “dual-use” (si aplica): Solo para productos de doble uso (tecnología que puede tener fines civiles y militares).

Certificaciones de conformidad técnica (marcado CE, etc.) (si aplica): Solo si el país de destino lo exige para ese producto.

No olvides que la plantilla resume los documentos más habituales para exportar desde España fuera de la UE, pero no reemplaza la normativa oficial ni un asesoramiento aduanero profesional. Verifica siempre los requisitos específicos del país de destino y de tu tipo de producto.