Seguimiento del pedido antes del envío: qué pasa en el almacén

El seguimiento de un pedido no empieza cuando el transportista lo recoge, sino cuando el cliente paga. Entre ese momento y la recogida, el pedido pasa por varios estados dentro del almacén (pendiente de preparar, en preparación, preparado, etiquetado y pendiente de recogida), y es en ese tramo donde muchos e-commerce no ven nada. Para tener un seguimiento e-commerce completo, necesitas saber en cada momento en qué estado está cada pedido, cuánto lleva ahí y quién lo tiene. En esta guía vemos qué estados controlar, dónde se atascan los pedidos y cómo unir el seguimiento del almacén con el del transportista.

El tramo que no aparece en el seguimiento del transportista

El seguimiento del transportista solo empieza cuando recoge el paquete. Todo lo anterior, desde que el cliente paga hasta que el repartidor se lo lleva, queda fuera de su vista, y también de la de tu cliente, que ve “pedido confirmado” y después nada.

Es un tramo donde pasan cosas: un producto sin stock, un pedido con datos dudosos, una etiqueta que no se ha generado, un paquete preparado que nadie ha recogido. Si no lo ves, lo descubres cuando el cliente pregunta. Por eso conviene un seguimiento integral del proceso de envío, que cubra desde el pago hasta la entrega, y no solo el último tramo.

Los estados de un pedido dentro del almacén

Estos son, por lo general, los estados de un pedido antes de salir. Cada tienda puede adaptar los suyos a su operativa:

Lo importante no son los nombres, sino que cada pedido esté siempre en un estado y que se sepa desde cuándo.

Dónde se atascan los pedidos antes de salir

Sin stock disponible. El pedido entra, pero el producto no está donde debería. Se queda esperando mientras alguien lo busca o lo repone.

Datos dudosos. Una dirección incompleta o un teléfono que falta retienen el pedido hasta confirmarlos con el cliente. Cómo reducirlos lo explicamos en direcciones erróneas en envíos.

Preparado, pero sin etiqueta. El paquete está cerrado, pero la etiqueta no se ha generado o no se ha pegado, y se queda en una mesa.

Preparado, pero sin recoger. El paquete está listo y se pierde la hora de recogida; sale un día después sin que nadie lo haya decidido. Cómo organizarla lo vemos en recogida de paquetes para empresas.

Cómo implantar un seguimiento interno paso a paso

1. Define tus estados. Los mínimos que necesitas, con nombres que sean entendibles por todo el equipo.
2. Marca cuándo cambia cada estado: quién lo cambia y con qué acción (por ejemplo, al escanear o al confirmar).
3. Fija un tiempo razonable por estado, con tus propios datos, para saber cuándo un pedido lleva demasiado tiempo.
4. Revisa los pedidos que se encuentren atascados
5. Anota la causa de cada atasco para corregirla en origen.

Cómo organizar esa revisión lo explicamos en seguimiento por excepciones.

Cómo unir el seguimiento del almacén con el del transportista

Lo ideal es que el pedido tenga un único recorrido visible, desde “preparado” hasta “entregado”. Para ello, el número de seguimiento del transportista debe quedar asociado al pedido en cuanto se genera la etiqueta, y el estado “entregado al transportista” debe coincidir con la primera lectura del transportista.

Si trabajas con varios transportistas, la unión es más difícil: cada uno tiene su propia web y sus propios estados. Y si el cliente te pregunta, tu equipo tiene que saber en cuál de los dos tramos está el pedido. Qué comunicar al cliente en cada fase lo explicamos en seguimiento e-commerce.

Cómo ayuda una plataforma de logística 360 a tener el seguimiento completo

Una plataforma logística 360 que permite conectar tu e-commerce y tus transportistas y reúne etiquetas, recogidas, seguimiento e incidencias en un mismo sitio; cubre el tramo del transportista, que es donde más se pierde la visibilidad cuando trabajas con varios. Y si quieres delegar el almacén, una propuesta que incluye también fulfillment y almacenamiento, permite que la preparación y el envío puedan partir de un mismo proveedor.

Si estás valorando delegar, tienes los criterios en logística propia o fulfillment: qué elegir en tu e-commerce.

Preguntas frecuentes sobre el seguimiento de pedidos en el almacén

¿Cuánto tiempo debería tardar un pedido en salir del almacén?

No hay una cifra única: depende de tu producto, tu equipo y tu hora de corte. Fija un tiempo por estado con tus propios datos y úsalo para detectar los pedidos que llevan demasiado tiempo parados.

¿Cómo sé qué pedidos están parados antes de llegar al transportista?

Revisa a diario los pedidos que llevan más tiempo del previsto en un mismo estado. Si reúnes el estado de tus envíos en un mismo sitio, ver los detenidos es más rápido que ir pedido por pedido.

¿Qué visibilidad debo pedir a un servicio de fulfillment?

Los estados de cada pedido, con qué rapidez se actualizan, cómo se avisa de un pedido detenido y cómo recibes los datos para responder al cliente. SendSeiPro incluye fulfillment y almacenamiento en su propuesta, por lo que permite observar cómo se ve cada tramo.

¿Cómo unifico el seguimiento del almacén con el del transportista?

Asocia el número de seguimiento del transportista al pedido en cuanto se genera la etiqueta, y comprueba que el pedido aparece en el seguimiento del transportista tras la recogida. Con una plataforma que conecte tu tienda y tus transportistas reúnes etiquetas y seguimiento en un solo lugar.